Disposizioni relative ai controlli interni dirette a prevenire l’utilizzo di intermediari per attività illecite di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo

Il Regolamento in materia di struttura, protocolli e presidi interni per la prevenzione del riciclaggio, inizialmente istituito il 26 marzo 2019 e successivamente modificato dal Regolamento emanato il 1° agosto 2023, ha recepito le linee guida fornite dall’Autorità bancaria europea sulle politiche e procedure relative alla gestione della conformità, nonché sui compiti e obblighi del responsabile antiriciclaggio (EBA/GL/2022/05). L’amministratore delegato assume la posizione cruciale di responsabile delle misure antiriciclaggio. Nel selezionare la persona idonea a ricoprire questo ruolo, gli intermediari devono accertarsi diligentemente che l’amministratore prescelto soddisfi tutti i requisiti di legge e valutare attentamente eventuali potenziali conflitti di interessi.

Un amministratore può essere nominato a tale ruolo senza ulteriori incarichi, noto come amministratore non esecutivo. All’atto della nomina acquisiscono la qualifica di amministratore esecutivo e devono possedere i requisiti ed i criteri di idoneità previsti per tale carica. Le Disposizioni, in coerenza con le Linee Guida, non considerano l’ipotesi in cui il soggetto incaricato dei compiti antiriciclaggio delega a terzi le proprie responsabilità. Le Disposizioni si applicano alle succursali di intermediari esteri, siano essi comunitari o extracomunitari, stabilite in Italia. Secondo la nota 1 delle Disposizioni, in tali ipotesi trovano applicazione, con particolare riferimento agli esponenti delle succursali, le norme delineate nella Parte Seconda. Pertanto, la posizione del rappresentante AML è designata per i rappresentanti delle filiali, come il direttore della filiale. Tuttavia, se non esiste un organo amministrativo a livello locale, le regole relative al processo di nomina e alle qualifiche del rappresentante responsabile della lotta al riciclaggio non si applicano. Non è tuttavia possibile attribuire l’incarico di rappresentante responsabile antiriciclaggio ad un membro dell’organo amministrativo della società controllante. Le Disposizioni descrivono le responsabilità di un rappresentante in materia di antiriciclaggio, i destinatari hanno il compito di creare una policy in materia di antiriciclaggio che descriva le ipotesi di conflitto di interessi e le azioni intraprese per prevenirli e mitigarli. È consentito un riferimento alle politiche interne già in vigore, purché efficaci nel riconoscere e regolamentare il conflitto tra il ruolo di rappresentante e altri ruoli associati al riciclaggio di denaro. In conformità agli Orientamenti EBA, le Disposizioni non prevedono esplicitamente la nomina formale di un sostituto al responsabile della funzione antiriciclaggio. Tuttavia, questo approccio organizzativo viene fornito per mantenere il funzionamento ininterrotto del ruolo. Come previsto dalle Linee Guida, è necessario acquisire il parere della funzione antiriciclaggio specificatamente per i clienti ad alto rischio quando si instaurano o si mantengono rapporti continuativi. Le Disposizioni si allineano alle Linee Guida prevedendo l’acquisizione del parere della funzione antiriciclaggio per ogni rapporto continuativo che richieda l’approvazione di un vertice aziendale, senza alcuna eccezione. È importante notare che tali rapporti sono già stati ritenuti ad alto rischio dal legislatore. Secondo gli orientamenti, tutte le componenti del gruppo devono scegliere un proprio rappresentante tra i destinatari delle Disposizioni.

Le Disposizioni seguono le Linee Guida e precisano che l’obbligo di rendicontazione collettiva si aggiunge e non sostituisce l’analogo obbligo individuale di ciascun componente del gruppo. Il provvedimento diventa efficace decorsi 90 giorni dalla data di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale (avvenuta il 16 agosto 2023). Pertanto, i destinatari del Provvedimento sono tenuti a seguire tutte le disposizioni legate al Provvedimento a partire dal 14 novembre 2023. Unica eccezione è la scelta del rappresentante responsabile antiriciclaggio, che potrà essere rinviata fino alla data primo rinnovo degli organi sociali (o, più in generale, entro il 30 giugno 2026). È noto che i destinatari possono scegliere di anticipare la nomina del rappresentante ad un momento anteriore al raggiungimento del termine naturale dell’organo amministrativo.

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