ISSN 2784-9635

Il fascicolo antiriciclaggio

Dimitri Barberini - 31/03/2020

Linee guida del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e Esperti Contabili sul fascicolo del cliente.

L’attività di vigilanza e contrasto al riciclaggio di denaro sporco, presuppone la partecipazione di molti soggetti, che siano persone fisiche o giuridiche, privati e pubblici, operanti sul territorio nazionale e internazionale. Questi ultimi, per una migliore azione di prevenzione stesso hanno bisogno di una costante e adeguata formazione.

In particolare, sono state emanate lo scorso 23 maggio 2019, dal CNDCEC, delle linee guida, diramate poi dagli ODCEC (Ordini dei Dottori Commercialisti ed esperti Contabili) dei rispettivi capoluoghi sparsi sul territorio nazionale, attraverso delle giornate formative spalmate per tutto l’anno solare 2019-2020.

A distanza di un anno l’evoluzione normativa (cfr.V direttiva Antiriciclaggio, accolta con il D.lgs. 125/2019, e “Disposizioni per la conservazione e la messa a disposizione dei documenti, dei dati e delle informazioni per il contrasto del riciclaggio e del Finanziamento del terrorismo”, emanate quest’ultime dalla Banca D’Italia lo scorso 25 Marzo),  risulta ora essere integrativa a questi incontri, i quali, hanno avuto come obiettivo di rendere più semplice e chiaro a commercialisti, operatori economici, avvocati, notai e professionisti le procedure di autovalutazione, redazione e conservazione del materiale antiriciclaggio. Inoltre, queste indicazioni sono di aiuto tecnico-pratico, in modo particolare, alla fasi di ispezioni da parte di organi di vigilanza, qualora i soggetti sottoposti agli obblighi di adeguata verifica, risultino essere sprovvisti della necessaria documentazione incorrendo a sanzioni pecuniarie e penali.

È necessario premettere che il modello di documentazione del cd. “fascicolo antiriciclaggio” anche comunemente chiamato come fascicolo del cliente, è un documento, che nella sua unitarietà, ha come scopo di raccogliere e informare attraverso dei dati (economici e giuridici), oggettivi e soggettivi, i rapporti economici e tutte le operazioni economiche avvenute tra l’operatore economico e il cliente. Indipendentemente dalla sua natura di persona fisica o giuridica.

1.Struttura e elementi del fascicolo (antiriciclaggio) del cliente.

 I principali testi a fondamento del cd. “fascicolo”, si basano sulle indicazioni fornite dai decreti legislativi n. 231/2007 (III direttiva comunitaria antiriciclaggio) e al n. 90/2017 (IV Direttiva comunitaria Antiriciclaggio), i quali, costituiscono le principali fonti di indicazione per le procedure di redazione e conservazione del materiale antiriciclaggio.

Sempre gli ODCEC, in questi incontri, hanno fornito, attraverso prassi consuetudinarie e consigli, delle indicazioni molto sempliche di natura tecnica e con fondamento giuridico per una corretta procedura di mitigazione di rischio al riciclaggio di denaro.

È necessario premettere che la compilazione del contenuto del cd. “fascicolo” deve essere realizzata con la COLLABORAZIONE ATTIVA da parte del cliente, inoltre, il suddetto, deve presentare il seguente ordine:

a) l’elemento soggettivo – documenti del cliente ai sensi del DPR n. 445 del 2000.

  • Carta d’identità, costantemente aggiornata.
  • Tessera sanitaria.
  • Se la persona fisica è straniera o effettua viaggi, richiedere anche il Passaporto.
  • Se è una personalità giuridica, richiedere i dati sia della società che della personalità fisica rappresentata, anche qualora agisca per conto di terzi.

 IMPORTANTE: per tutti i suddetti documenti, fotocopia all’originale.

I termini per il rinnovo di questi documenti sono assoggettati al decorso dei termini della singola documentazione e agli esiti all’autovalutazione.Vi sono 3 TERMINI: corto di 3 mesi, medio di 6 , lungo da 12 in su.

b) L’elemento oggettivo: Per elemento oggettivo s’intende il motivo per il quale ci si rivolge all’operatore economico: che sia la prestazione di un servizio o la compravendita di un bene etc..

  • I dati in merito all’operazione economica: mittente, luogo di invio, quantità, destinatario, luogo di destinazione e le modalità.
  • Visure Camerali o Catastali: la compravendita, locazione o cessione di beni immobili e mobili natanti. Documentazione richiedibile negli uffici territoriali competenti.
  • Il valore lordo di beni come oro, diamanti, gioielli, indicare inoltre le procedure di trasformazione e le modalità di reimpiego di quest’ultime.
  • Le Prestazioni professionali con compensi voluminosi, o come la dichiarazione di svolgimento di particolari attività come la cura di Opere d’arte e Case D’aste, o soggetti PEPS etc.., .

 c) La valutazione del rischio.

La valutazione è una procedura svolta personalmente dall’operatore, e non da un suo delegato, seguendo una determinata procedura su un apposito formulario.

Questo documento, in breve, esaminando gli elementi soggettivi e oggettivi di un determinato cliente, assegnando un determinato livello di rischio al cliente stesso.

Materialmente deve essere compilato un formulario che, proprio alla fine di ogni sezione riferita ai diversi profili (soggettivo-oggettivo), si conclude con l’assegnazione di un punteggio che va da 1 a 4, corrispondente ad un proprio grado di intensità dichiarato dall’operatore rispetto al rischio valutato (1= Non significativo, 2=Poco significativo, 3=Abbastanza significativo, 4=Molto significativo).

d) Informativa Privacy fascicolo del cliente

Il professionista deve informare i clienti delle finalità per le quali si stanno utilizzando i suddetti dati, non solo, dichiarare che verranno utilizzati esclusivamente per l’attività strettamente legata all’esercizio di vigilanza del credito, e indicare che non saranno utilizzati per altre finalità (es. di marketing). Infine, dichiarare che una volta terminato il rapporto, che sia occasionale o continuativo, i dati non saranno più utilizzati, eccetto, per le sole finalità di funzioni di archivio per i tempi di custodia come disposto da leggi vigenti (5/10 anni).

Si badi, il professionista non deve comunicare al cliente l’avvenuto invio di una SOS (Segnalazione di Operazione Sospetta), neppure gli esiti del flusso di ritorno.

Secondo quanto indicato dalla normativa antiriciclaggio, riguardo al c.d. “segreto professionale”, i professionisti non incorrono ad alcuna responsabilità,  nelle fasi di ispezione e di indagine da parte di organi di vigilanza di settore o Guardia Di Finanza, anzi si consiglia di essere molto disponibili.

 2.Ulteriori indicazioni ODCEC: Redazione e conservazione.

Una delle principali indicazioni fornite in queste giornate formative è di seguire le disposizioni normative date dai propri organi di settore. In particolare, sul modulo dell’autovalutazione, es. di scaricare un formulario valido, affidarsi proprio ad uno pubblicato dal rispettivo organo e non di crearne uno di propria iniziativa e creatività, rischiando di omettere elementi importanti del documento antiriciclaggio.

Inoltre, importante tenere a portata di mano in forma cartacea la modulistica necessaria (linee guida, manuali, indicazioni, procedure) aggiornata e di facile consultazione.

Ulteriori indicazioni si riscontrano in merito alla conservazione:

Le procedure antiriciclaggio risultano essere per molte categorie professionali un’attività non semplice e poco piacevole. Al riguardo risultano essere difficili, in particolare, le pratiche dell’autovalutazione (poiché a volte manca un criterio) e quella della conservazione dei fascicoli.

Il criterio che viene dato è di custodire ogni fascicolo (documenti, elemento oggettivo, autovalutazione e dichiarazione privacy) in unico armadietto con serratura. Importante seguire la seguente scaletta: nell’armadio vi devono essere dei faldoni posti in ordine alfabetico, in modo ordinato, di facile prelievo e lettura. In ogni faldone vi sono una certa quantità di cartelle, le quali devono indicare sulla facciata principale, il cognome, la data di controllo e data del prossimo controllo e se necessario annotazioni.

Riepilogo: Armadio< faldone/i A/Z< cartellina< raccolta di fascicoli antiriciclaggio.

IMPORTANTE: la chiave, originale deve essere custodita dal direttore, il resto delle copie, max. 2, destinate ai responsabili del trattamento dei dati antiriciclaggio.

La principale forma di conservazione è quella cartacea, ma pare essere questa forma non più l’unica, in quanto, come noto, dalle citate disposizioni della Banca d’Italia sulla conservazione e dal recente atto normativo, D.lgs. n. 125/2019, sembrerebbero aver dato una nuova linfa alla conservazione telematica della documentazione antiriciclaggio, che pareva essere stata accantonata con l’abolizione dell’AUI ad opera del d.lgs. 90/2017.

In pratica, il legislatore permette che i dati, con riferimento al cliente, possano essere trascritti, scannerizzati, e depositati in sistemi chiamati “Unità di memoria”: che possono essere pendrive (comunemente chiamate USB o chiavette, per piccole dimensioni, da pochi MB a 64 GB) e HDD (Hard Disk Drive, che arrivano a contenere dati anche per alcuni TeraByte) o sistemi più complessi, come il servizio fornito da molti privati chiamato Icloud:.dove con il pagamento di un corrispettivo annuo, viene concesso il servizio di depositare, accedere da remoto e prelevare dati da una sorta di “nuova”  creata appositamente in rete. È necessario che quest’ultimi mezzi, per una tutela della privacy, garantiscano al cliente la completa sicurezza di accesso, attraverso una crittografia sicura.

Questa modalità, seppur più comode, richiedono le stesse misure previste per il cartaceo: quindi la pronta esigibilità e consultazione, la cronologia temporale della documentazione e i sistemi per una sicura protezione dei dati.

 

Bibliografia

AA.VV., Gli adempimenti antiriciclaggio per gli avvocati alla luce del vademecum del Consiglio Nazionale Forense, in Diritto Bancario Approfondimenti. Gennaio. 2017

CARACCIOLO M. A., Linee guida del CNDCEC: Autovalutazione del rischio di riciclaggio: come calcolare il rischio residuo. In IPSOA. Milano. Maggio 2019

CRAVETTO C., Le nuove norme della prevenzione del riciclaggio in attuazione della IV Direttiva europea. In Attualità e Saggi, Pluris IURIS. N.3/2018

SCIARETTA G., Antiriciclaggio: in vigore le regole tecniche del CNDCEC. In IPSOA. Milano, gennaio 2020